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A comunicação entre os setores, dentro de uma empresa, é como a graxa de uma máquina. Ela é a responsável por manter todas as suas engrenagens funcionando, reduzindo atritos, evitando desgastes e prejuízos.

Fazer com que todos os setores trabalharem com dados reais, sem falhas de comunicação, é um desafio em qualquer distribuidora.

Sem uma comunicação efetiva, é comum ocorrerem problemas de desencontro de informações, como o estoque apontar que existem 30 caixas de um produto, o setor de compras diz que compraram 35 e o financeiro aponta que deveriam ter 25.

Esse problema ocorre por inúmeros motivos. Pode ter ocorrido uma falha humana, algum cliente recebeu uma caixa a mais ou a menos, houve algum dano à mercadoria durante o armazenamento e não deram baixa no sistema ou alguém esqueceu de avisar o outro setor que um pedido foi cancelado.

Mesmo quando conseguimos reduzir essas falhas com treinamento e procedimentos metódicos, é muito mais prático e seguro usar um ERP. 

Nesse artigo, vamos explicar tudo que você precisa saber sobre ERP para atacado.

O que é ERP?

ERP é um sistema de gestão empresarial integrada. A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa.

O ERP reúne todo os setores da empresa em um só sistema informatizado, facilitando a gestão estratégica, e eliminando divergências de informações internas.

Você pode ficar receoso de com um sistema integrado, funcionários fazerem alterações ou terem acesso a dados que não deveriam. 

Um bom ERP para atacado permite o acesso dos colaboradores apenas aos dados relevantes para seu trabalho e de acordo com a hierarquia do usuário. Assim evitamos situações onde alguém acaba alterando ou apagando uma informação importante por engano e possíveis fraudes.

Mas não é só para isso que serve o ERP para atacado. Ele permite que o gestor tenha acesso a todas as informações de lucratividade, níveis de estoque, contas a pagar, clientes inadimplentes em uma única tela.

Como escolher ERP para atacado?

Existem diversos fatores que você deve levar em consideração ao escolher o software ERP ideal para a sua empresa. Isso porque existem dois tipos de ERP de atacado o ERP local e o ERP web.

Local 

O ERP com sistema local usa as ferramentas (servidores e hardware) da sua empresa. É mais customizável e a manutenção é de sua responsabilidade.

Vantagens do ERP local:

• Não depende de conexão com a Internet
• Costuma ter performance mais rápida
• Mais facilmente personalizável
• É você quem escolhe a equipe de suporte
• A segurança dos dados são de responsabilidade da sua empresa (o que pode ser uma desvantagem caso sua equipe não seja qualificada).

Desvantagens do ERP local:

• As personalizações podem gerar atrasos na implementação do software
• Despesas com a equipe de TI
• Valor de aquisição
• A segurança dos dados são de responsabilidade da sua empresa (o que pode ser uma vantagem também, pois permite que o responsável supervisione de perto)
• Pode haver dificuldade em atualizar o sistema para novas versões

Web

O ERP web é ligado a um servidor externo, a “nuvem”. Você pode acessá-lo de qualquer dispositivo, em qualquer lugar que tenha conexão com a internet, através do seu login.

Vantagens do ERP web:

• Pode ser acessado por você ou seus funcionários de qualquer lugar com acesso a internet.
• As atualizações, backups e suporte são inclusos na mensalidade e são responsabilidade do fornecedor
• Menor investimento inicial
• Despesas previsíveis
• A segurança dos dados é responsabilidade do fornecedor;
• Tempo necessário para a implementação reduzido e facilidade de atualização.

Desvantagens do ERP web:

• Depende de conexão com a internet para funcionar
• Performance pode variar de acordo com a qualidade da sua conexão
• Uma limitação maior nas customizações
• Recomenda-se um maior cuidado ao analisar o histórico do fornecedor, algumas empresas não têm o comprometimento necessário ao proteger as informações de seus clientes.

Funcionalidades

Ao oferecer seus produtos, os fornecedores de ERP vão citar uma lista de funcionalidades essenciais ou apenas úteis para a sua empresa. 

É muito fácil se sentir perdido entre tantas opções. Por isso, separei algumas funcionalidades que fazem toda a diferença ao escolher seu ERP:

Dashboards: Verifique se o ERP que você está avaliando possui painéis de fácil acesso ao gestor, que permitam visualizar todo o lucro e rentabilidade através de gráficos claros e consistentes, gerados em tempo real. Acredite: bons dashboards vão muito além da estética.

Controle financeiro: Um bom ERP para atacado deve facilitar e aperfeiçoar o trabalho do setor financeiro. Veja se ele oferece controle atualizado em tempo real de contas a pagar/receber, fluxo de caixa, contas bancárias, emissão de documentos fiscais eletrônicos, boletos, transmissão automática de remessa e retorno, etc. Uma dica: Envolva o setor financeiro na tomada de decisão!

Vendas e pedidos: Num processo de vendas, a burocracia é extensa, porém necessária. Por isso, um ERP realmente bom, tem a obrigação de ajudá-lo com isso, oferecendo emissão e envio de orçamentos por e-mail, controle de pedidos e vendas, histórico de compras do cliente, cadastro inteligente de produtos, cálculo de comissões, entre outros.

Integração com outros softwares: Por mais completo que seja, um software de gestão raramente atenderá todas as necessidades da sua empresa. Para isso, é importante que seja possível integrá-lo a outras aplicações. Por exemplo, o ERP Finances Web tem integração com o aplicativo de vendas externas Demander.

Compliance com a legislação fiscal

Ao escolher um ERP, você deve verificar o quanto ele te ajuda a manter a conformidade fiscal das operações da sua empresa.

Para isso, converse com seu contador. Pergunte o que ele precisa para facilitar seu trabalho e reduzir ao mínimo possíveis erros. Afinal, de todos os problemas que uma empresa pode ter, os problemas com o fisco tendem a ser os piore$$$.

Um bom ERP deve oferecer emissão de todos os documentos fiscais eletrônicos e obrigações acessórias que a sua empresa precisa. 

Entre estes documentos, podem estar a NFe, NFCe, CFe SAT, CTe, CTe OS, MDFe, e arquivos do SPED Fiscal.

É interessante também avaliar se, além de emitir, o ERP te ajuda a gerenciar os documentos fiscais emitidos ou recebidos pela sua empresa. Lembre-se que é obrigatório manter todos estes arquivos XML armazenados por 5 anos.

Usabilidade e Curva de aprendizado

Dê uma boa olhada na “cara” do software. Se houver um período de teste grátis, realmente clique e interaja com tudo que puder. Preste atenção se ele é fácil e intuitivo de aprender e utilizar.

Acredite, a usabilidade de um software é um fator é essencial que impactará no desempenho da sua empresa enquanto você utilizá-lo. Isso porque afeta:

• Tempo de treinamento: Atuais e futuros funcionários da empresa precisarão aprender a usar o sistema. Cada dia de treinamento será um dia pouco (ou nada) produtivo, que sairá do seu bolso.
• Desempenho regular: avalie quantos cliques e interações são necessários para realizar cada processo no ERP, como por exemplo, fechar um pedido. Pense que esse processo será feito milhares de vezes ao longo do mês, então cada segundo é tempo e dinheiro.

Preço

O ERP existe para facilitar a vida do gestor e de todos os demais colaboradores economizando tempo. E tempo é dinheiro, ainda mais quando se está pagando alguem. 

Com tarefas automatizadas ou apenas alguns cliques do mouse, sobra tempo para exercer outras atividades. 

Um bom ERP de atacado é um investimento. Sempre opte pelo melhor que seu dinheiro pode comprar.

Você pode até acabar percebendo que não precisa de tantos funcionários, ou que o dinheiro economizado de horas extras cobre tranquilamente seu investimento.

O Melhor ERP para Atacados: Finances Web!

Agora que você já sabe como escolher um ERP para atacado, conheça o Finances. 

Com o Finances você centraliza todas as informações em um só lugar, permitindo trabalhar com facilidade, agilidade e segurança no gerenciamento da empresa. 

Disponível nas versões Web e Desktop o Finances é perfeito para a sua empresa.